In veel delen van de wereld zijn er duidelijke wettelijke en regelgevende vereisten om zakelijke documenten te archiveren, zodat ze juridisch toelaatbaar kunnen zijn vele jaren nadat ze werden gecreëerd. Er moet een bewijs zijn dat de documenten origineel en ongewijzigd zijn, dat de auteur en iedere goedkeurder geauthentificeerd werden, evenals de datum en het tijdstip waarop de ondertekening, de goedkeuring en de archivering zich voorgedaan hebben.